נוהל התקשרות עם ספקים - חברת קדישא גחש"א
(מעודכן לשנת 2024)

1. מטרת הנוהל: 

• קביעת כללים אחידים ושקופים להתקשרות חברת קדישא גחש"א ("העמותה") עם ספקים.

• הבטחת ניהול תקין, יעיל וחסכוני של תהליך ההתקשרות.

• קידום תחרות הוגנת ושוויון הזדמנויות בין ספקים.

• הבטחת רמת שירות איכותית ומתאימה לצרכים של העמותה. 

​

2. תחולת הנוהל:

נוהל זה חל על כל התקשרות של העמותה עם ספקים, לרבות רכישת טובין, שירותים ועבודות:

• רכישות זעירות (עד סכום של 5,000 ₪) בכפוף לאישור מנכ"ל.

• התקשרויות מעל 5,000 ₪ ועד 150,000 ₪ - במקרים בהם הספק אינו חלק מהמאגר כפופות אישור הוועד המנהל או וועדת המכרזים.

• כל ההתקשרויות מתוך המאגר מבוססות לרבות אלה המבוססות מחירון דקל + ניקוד + חוות דעת.

​

3. הגדרות:

• ספק: כל אדם, חברה או תאגיד המספקים לעמותה טובין, שירותים או עבודות

• ועדת מכרזים: ועדה המורכבת מנציגי הועד המנהל בעמותה, שתפקידה לבחון הצעות מחיר ולבחור ספקים.

• מאגר ספקים: מאגר מידע ובו פרטים של ספקים פוטנציאליים.

• נהלי עבודה: נהלים המסדירים את תהליך ההתקשרות עם ספקים, החל משלב איתור הספק ועד לשלב התשלום.

• קביעת אמות מידה לבחירת ספקים ו/או תנאים לקבלת ספקים ע"י ועדת המכרזים. 

​

4. הגדרת ועדת המכרזים:

ועדת מכרזים היא גוף סטטוטורי בעמותה, שמורכב מ 2 עד 5 חברי הועד המנהל בעמותה+מנכ"ל העמותה. תפקידה המרכזי של ועדת המכרזים הוא להבטיח תהליך התקשרות תחרותי, שקוף והוגן עם ספקים.

​

5. תפקידים של ועדת המכרזים:

• קביעת מאפיינים וקריטריונים לבחירת ספקים מתוך שקיפות ותחרות.

• ועדת המכרזים אחראית לסקירה מעמיקה של הצעת המחיר שמציע הספק.

• הועדה אחראית לבחירת קבלנים, ספקים, נותני שירותים ויועצים ל 4 שנים ו/או עד שתחליט אחרת. 

• החלטות בנושא בחירת ספקים ואישור הצעותיהן נתונות לסמכות וועדת המכרזים.

• קביעת אמות מידה בסמכות ועדת המכרזים.

• פעילות בנושא משא ומתן מול ספקים נתונה לסמכות וועדת המכרזים. 

• חתימה על חוזה עם הספקים הנבחרים וחידוש חוזים שתוקפם פג.

• פיקוח על איכות, טיב וביצוע ההתקשרויות לאורך תקופות ההסכם מול הספקים.

 

6 .חברי ועדת המכרזים:

חברי ועדת המכרזים מתבקשים להציג ניסיון ומיומנות בתחומים רלוונטיים כמו עסקים, מנהל, משפטים, פיננסים.

​

7. כינוס ועדת מכרזים:

• ועדת המכרזים תתכנס אחת ל-4 שנים, או לפי הצורך, לבדוק התקשרויות קיימות עם ספקים מהותיים.

• הוועדה תוכל לאשר התקשרויות בדיעבד, וזאת בהתאם לנימוקים שיוצגו על ידי הגורם המזמין וע"י וועדת המכרזים.

​

8. תהליך העבודה של ועדת המכרזים:

בחירת הבקשות לדיון:

• הבקשות לדיון יבחרו ע"י יו"ר הוועדה. הבחירה תיעשה, בין היתר, לפי המאפיינים הבאים: סיבת הבקשה, סכום הבקשה, מספר ספק, תאריך ועדת המכרזים. 

• בקשות שנבחרו ע"י הוועדה, אך לא הועלו לדיון, ינותבו באופן אוטומטי לוועדת המכרזים הבאה.

• חומר לדיון יחולק לכל אחד מהחברים של הוועדה, חומר הדיון יועבר לו לפחות יום אחד לפני כל דיון.

• כאשר הצעה ו/או בקשה שנדונה על ידי ועדת המכרזים נדחתה - יצורף נימוק על הסיבה לדחייה.

 

9. פרוטוקול דיוני הוועדה:

• כחלק מארגון תהליכי העבודה, ועדת המכרזים מחויבת לנהל פרוטוקול מסודר של הדיונים. הפרוטוקול יהווה את התיעוד הרשמי של כל הדיונים וההחלטות בוועדה, ובעל ערך חשוב בשמירה על שקיפות הפעילות של הוועדה.

 

10. גיוס ספקים: 

• ועדת המכרזים מפרסמת מעת לעת הצעות להתקשרויות עבור ספקים ונותני שירותים שונים.

• הספקים שמעוניינים להשתתף בפעילות רכש זו נדרשים לפעול לפי הוראות נוהל זה, ולהירשם למאגר הספקים של העמותה ו/או להתעדכן מעת לעת בפרסומי העמותה להצעות מחיר.

• ועדת המכרזים בוחנת את הצעות המחיר ומחליטה בנושא בחירת הספק המתאים ביותר.

​

11. פיקוח על ביצוע ההתקשרויות:

• ועדת המכרזים עורכת מעקב ממושך ומדויק על ביצוע ההתקשרויות עם הספקים ומבצעת פיקוח שוטף לבקרת איכות השירותים והסחורות כמו גם למחיריהם בהתאם להצעה והתנאים בשוק.

• מקרים בהם הספק לא יעמוד בהתחייבויותיו, יכולים להוביל לביטול של ההתקשרות עם הספק ו/או לדרישת זיכוי ו/או במקרים חריגים לתביעת הספק.

​

12. אומדן עלויות ופרסום מכרזים 

אומדן עלויות- אומדן העלויות עבור עבודות ו/או שירותים במסגרת הסכם זה יתבסס על מחירון דקל ו/או כל מחירון רשמי אחר מתאים, כפי שייקבע על ידי העמותה מעת לעת.

​

פרסום הצעות עבודה ומכרזים 

• במקרים בהם היקף העבודה או השירות המוערך גבוה מ- 150,000 ש"ח ואין ספק מתאים במאגר, תפרסם העמותה מכרז לקבלת הצעות מחיר. המכרז יהיה מבוסס מחירון. 

 

בחירת ספק / קבלן / יועץ 

• בחירת הספק תתבצע על ידי ועדת מכרזים שתוקם על ידי העמותה. הוועדה תבחן את הצעות הספקים, תוך התחשבות באמות המידה ומדדי האיכות לפני נוהל זה: מחיר, זמינות, ניסיון, המלצות, אמינות, עמידה בתנאי הסף והקריטריונים שנקבעו מראש. 

​

חתימה על חוזה 

• עם בחירת הקבלן, תחתום העמותה על חוזה עבודה המסדיר את תנאי ביצוע העבודה, לרבות: היקף העבודה, לוח זמנים, תמורה, תנאי תשלום, אחריות, ביטוח, וכל היבט נדרש נוסף. 

 

13. הקמת מאגר ספקים ויועצים:

• העמותה תקים ותנהל מאגר ספקים ויועצים.

• ספקים ויועצים המעוניינים להיכלל במאגר יגישו בקשה דיגיטלית דרך "טופס ספק חדש" המופיע באתר העמותה, ויציגו את הנתונים והאישורים הנדרשים להרשמה. למעבר לטופס לחצו כאן.

• העמותה תבחן את בקשות ותקבע את זכאותם להיכלל במאגר.

• המאגר יעודכן מעת לעת ותוקפו יהיה לכ-4 שנים ממועד פתיחתו.

 

14. אישור התקשרויות:

• כל התקשרות עם ספק טעונה אישור של ועדת המכרזים, למעט התקשרויות זעירות (מתחת 5,000 ₪) ובמידה ולא נכלל במאגר הספקים.

• התקשרויות ותשלומים שאושרו על ידי וועדת המכרזים (המורשים לחתום) או מנכ"ל העמותה יוצגו ויאושרו בכל ישיבת הוועד המנהל.

• הצגת ההתקשרויות והתשלומים תכלול פירוט והסבר.

• אישור ההתקשרות יתבסס על בחינת הצעות מחיר, ניסיון הספק, אמינותו ומקצועיותו, ותנאי ההתקשרות המוצעים.

 

15. חידוש התקשרויות:

חידוש התקשרות עם ספק קיים יתבצע בהתאם להחלטת ועדת המכרזים, חוו"ד + נספח הארכה.

 

16. חריגה מאומדנים:

• במקרים בהם יש צורך לחרוג מהאומדן המקורי של ההתקשרות, יידרש אישור מיוחד של ועדת המכרזים. 

• האישור יתבסס על נימוקים מפורטים שיוצגו על ידי הגורם המזמין. 

​

17. פטור מהנוהל: 

• התקשרויות עם ספקים ייחודיים (כגון: תכריכים, מערכת הקבורה, המומחה למערכות המחשב, אבני קבורה וכו') יהיו פטורות מהנוהל.

 

פטור זה מותנה בכך שההתקשרויות עומדות בקריטריונים הבאים: 

• הספק נותן שירות חיוני לפעילות החברה.

• קיים קושי למצוא ספק חלופי/ הספק הינו ספק יחיד.

• תנאי ההתקשרות הוגנים וסבירים.

 

18. הפסקת התקשרות:

• העמותה רשאית להפסיק התקשרות עם ספק בכל עת, בהתאם להוראות ההסכם בין הצדדים.

• במקרים של הפרת תנאי ההסכם על ידי הספק, העמותה רשאית להפסיק את ההתקשרות באופן מיידי. 

 

19. תשלום לספקים:

• התשלום לספקים יתבצע בהתאם לתנאי ההסכם ו/או להצעת המחיר שהוסכם עליה בין הצדדים. 

• העמותה רשאית לקזז סכומים מהתשלום במקרים של אי עמידה בתנאי ההסכם. 

 

20. סודיות: 

• כל מידע הנוגע להתקשרות עם ספקים יהא חסוי, אלא אם כן נקבע אחרת בהסכם בין הצדדים. 

 

21. תחולה: 

• נוהל זה יחול על כל התקשרות חדשה של העמותה עם ספקים.

• לגבי התקשרויות קיימות, העמותה תפעל בהתאם להוראות נוהל זה, ככל הניתן.

 

22. עדכון הנוהל:

• נוהל זה יעודכן מעת לעת לפי הצורך.

• העדכון יתבצע על ידי הנהלת העמותה, לאחר התייעצות עם גורמים מקצועיים.

 

​

תנאי הסף לנוהל ההתקשרויות 

 

ותק: 

• נדרש ותק מינימלי של 5 שנים בתחום הרלוונטי להתקשרות, או ותק השווה למשך ביצוע ההתקשרות המתוכנן, לפי הגבוה מביניהם.

• דרישת הוותק לא תעלה על 5 שנים.

​

ניסיון קודם: 

• נדרש ביצוע עבודה קודמת אחת בהיקף כספי או כמותי השווה להיקף ההתקשרות.

• לחלופין, ניתן להציג ניסיון בביצוע עד שלוש עבודות קודמות, כאשר ההיקף הכספי או העמותי של כל אחת מהן שווה למחצית ההיקף של העבודה.

היקף מחזור כספי: 

• נדרש מחזור כספי שנתי בשיעור של כפל ההיקף הכספי השנתי המוערך לביצוע ההתקשרות שבמסגרת המשא ומתן. 

 

היקף ייצור או הספקה: 

• בחוזה לביצוע עסקה בטובין, נדרש היקף ייצור או הספקה שאינו עולה על כפל ההיקף השנתי הנדרש במסגרת ההתקשרות. 

• דרישה זו תתייחס לכל היותר לכל אחת משלוש השנים שקדמו להתקשרות.

 

המלצות: 

• נדרש לפחות 2 המלצות המעידות על ביצוע התקשרות דומה ע"י ספק. 

• ​

הסמכות:

• הסמכות ידרשו במידת הצורך.